Slik holder du oversikt over IT-utstyret i bedriften (uten Excel)
I mange bedrifter ligger oversikten over PC-er og mobiler i et regneark som sist ble oppdatert for et år siden, eller i hodet til én person. Det går fint helt til noen slutter, en PC blir borte, eller ledelsen spør hvor mye som må settes av til nytt utstyr neste år.
Denne guiden viser hva en god oversikt over IT-utstyret bør inneholde, hvordan dere følger utstyret gjennom hele livssyklusen, og når det er på tide å gå fra regneark til et eget system.
Kort fortalt
- Knytt hver PC, mobil og skjerm til en navngitt ansatt og avdeling, ikke bare til et serienummer.
- Registrer kjøpsdato og garanti, så dere ser hva som nærmer seg slutten av levetiden.
- Lag en enkel utstyrspolicy: hvem får hva, hvor lenge, og hva skjer når noe byttes.
- Gjør utstyr til et fast punkt når ansatte begynner og slutter.
- Bruk oversikten til å planlegge utskifting og budsjett, ikke bare til å lete etter ting.
Hvorfor regnearket ikke holder
Et regneark er en god start, men det har tre svakheter. Det må oppdateres for hånd, så det blir fort utdatert. Det viser sjelden historikk, altså hvem som hadde en PC før, og hva som er gjort med den. Og det sier lite om fremtiden: hvilke enheter som bør byttes snart, og hva det vil koste.
Resultatet er kjent for mange: PC-er som ligger i en skuff uten at noen vet om dem, mobiler som aldri ble levert tilbake, og innkjøp som kommer overraskende fordi flere maskiner sluttet å virke samtidig.
Dette bør oversikten inneholde
| Opplysning | Hvorfor den er viktig |
|---|---|
| Type og modell | Viser hva dere faktisk har, og gjør det lettere å standardisere |
| Serienummer | Trengs ved garantisaker, forsikring og tyveri |
| Ansatt og avdeling | Viser hvem som har ansvaret for enheten akkurat nå |
| Kjøpsdato og leverandør | Grunnlaget for levetid, garanti og reklamasjon |
| Garanti utløper | Viser hva som dekkes, før dere betaler for reparasjon |
| Status | I bruk, på lager, til reparasjon eller utrangert |
| Historikk | Hvem som har hatt enheten, og hva som er gjort med den |
Begynn med PC-er og mobiler. Skjermer, dokkingstasjoner og headset kan komme etter hvert, men det er de bærbare enhetene som inneholder data og som oftest blir borte.
Følg utstyret gjennom hele livssyklusen
En god oversikt handler ikke bare om hva dere har i dag, men om hvor hver enhet er i livet sitt.
- Innkjøp. Registrer enheten med serienummer, kjøpsdato og garanti med en gang den kommer.
- Tildeling. Knytt den til en ansatt og avdeling, og noter hva som følger med, som lader og deksel.
- Bruk. Hold enheten oppdatert og sikret, for eksempel med Microsoft Intune.
- Utskifting. Bytt ut før enheten blir et problem, ikke etter at den har stoppet midt i en arbeidsdag.
- Innlevering og gjenbruk. Slett dataene, og gi enheten videre til en ny ansatt eller lever den til gjenvinning.
Mange bedrifter regner med tre til fem år for en PC og litt kortere for en mobil, men det avhenger av bruken. Det viktigste er at dere bestemmer en grense selv, og følger den.
Lag en enkel utstyrspolicy
En utstyrspolicy trenger ikke være lang. Den skal svare på de spørsmålene som ellers blir diskutert på nytt hver gang:
- Hvilket utstyr får ulike roller, og hvem godkjenner unntak?
- Hvor lenge brukes en PC eller mobil før den byttes?
- Hva gjør den ansatte hvis utstyret blir borte eller ødelagt?
- Kan utstyret brukes privat, og kan den ansatte kjøpe det ved avgang?
- Hvordan slettes data før utstyret gjenbrukes eller kastes?
Tips
Skriv policyen på én side, og gi den til nye ansatte sammen med utstyret. Da vet alle hva som gjelder fra første dag.
Når ansatte begynner og slutter
Det er i overgangene at utstyr forsvinner. Når noen begynner, bør PC, mobil og tilganger være klare første dag. Når noen slutter, bør dere vite nøyaktig hvilket utstyr personen har, slik at alt kommer tilbake.
Kontoen i Microsoft 365 er bare én del av avslutningen. Les hele sjekklisten for når ansatte slutter for tilganger, e-post og filer.
Viktig
En PC eller mobil som gis videre eller selges, må tilbakestilles og slettes først. Ellers kan bedriftens data og innlogginger følge med til neste eier.
Planlegg utskifting og budsjett
Når dere vet hvor gammelt utstyret er, kan dere planlegge. Sorter enhetene etter kjøpsdato, og se hvor mange som passerer grensen dere har satt det neste året. Da blir utstyr en forutsigbar budsjettpost i stedet for en overraskelse.
Oversikten gir også et bedre grunnlag når dere skal velge mellom å kjøpe, lease eller standardisere på færre modeller.
Fra regneark til system
For en bedrift med en håndfull ansatte kan et godt vedlikeholdt regneark holde lenge. Når antallet ansatte og enheter vokser, eller folk ofte begynner, slutter og bytter rolle, blir det tungt å holde det oppdatert for hånd.
Da lønner det seg med et system som kobler hver enhet til riktig person og avdeling, oppdaterer garantistatus av seg selv og gir rapporter om hva som må byttes.
KontrollIT
KontrollIT samler PC-er, mobiler og annet utstyr på ett sted, med tildeling, garantier, utstyrspolicy og rapporter for planlegging og budsjett. Utstyr som kjøpes via en godkjent partner, legges inn automatisk. KontrollIT leveres av OfficeLink Mobil og IT, og Digital Rådgiver hjelper dere å komme i gang.
Vanlige spørsmål
Hva er det viktigste å registrere om hver enhet?
Serienummer, hvem som har den, kjøpsdato og når garantien går ut. Med disse fire opplysningene kan dere finne igjen utstyr, håndtere garantisaker og planlegge utskifting.
Hvor ofte bør en PC byttes?
Mange bedrifter regner med tre til fem år, avhengig av bruk. Bestem en fast grense i utstyrspolicyen, og bruk oversikten til å se når den nås.
Holder det med et regneark?
For små bedrifter med lite utskifting kan det holde, så lenge én person har ansvaret for å oppdatere det. Når det blir mange enheter og overganger, er et system enklere å holde riktig.
Hva er forskjellen på Intune og et system for utstyrsoversikt?
Intune styrer innstillinger, oppdateringer og sikkerhet på enhetene. Et system for utstyrsoversikt viser hvem som har hva, hvor gammelt det er og når det bør byttes. De utfyller hverandre.
Kan dere hjelpe oss å komme i gang?
Ja. Vi hjelper dere å kartlegge utstyret dere har, lage en enkel utstyrspolicy og vurdere om KontrollIT passer for dere.
God oversikt over IT-utstyret sparer tid hver gang noen begynner eller slutter, og gjør innkjøp til noe dere planlegger i stedet for noe som skjer. Vil dere ha hjelp med hele den digitale hverdagen, kan dere lese om digital rådgivning.
