Backup av Microsoft 365: tar ikke Microsoft vare på dataene?
Ligger alt i Microsoft 365, er det trygt. Det er en vanlig antakelse, og den er bare halvveis riktig. Microsoft sørger for at tjenesten er oppe, at dataene ikke forsvinner hvis et datasenter brenner, og at det finnes papirkurver med tidsbegrensning. Men Microsoft tar ikke backup av dataene deres slik en IT-ansvarlig vanligvis mener med ordet.
Forskjellen merkes først den dagen noe er slettet for lenge siden, kryptert av løsepengevirus eller fjernet av noen som ikke skulle hatt tilgang.
Kort fortalt
- Microsoft er ansvarlig for at tjenesten virker. Dere er ansvarlige for dataene.
- Slettede filer og e-poster kan som regel hentes tilbake, men bare i en begrenset periode.
- Synkronisering er ikke backup. Slettes eller krypteres en fil, skjer det samme overalt.
- En god backup lagres atskilt fra Microsoft 365, dekker e-post, OneDrive, SharePoint og Teams, og blir testet.
- Uten backup er det tiden fra uhellet til noen oppdager det, som avgjør om dataene kan reddes.
Delt ansvar
Microsoft beskriver forholdet som delt ansvar. Microsoft har ansvar for infrastrukturen: datasentre, maskinvare, at tjenesten er tilgjengelig og at dataene finnes i flere kopier. Kunden har ansvar for dataene, brukerne og tilgangene.
Speilingen Microsoft gjør, beskytter mot at Microsoft mister data. Den beskytter ikke mot at dere selv sletter noe, at en angriper krypterer filene, eller at en administrator gjør en feil. Alt dette blir trofast speilet til alle kopiene.
Hva Microsoft faktisk beholder
| Hva | Hvor lenge det kan hentes tilbake | Merk |
|---|---|---|
| Slettede e-poster | 14 dager etter at de er tømt fra Slettede elementer, kan økes til 30 | Etter det er de borte |
| Filer i OneDrive og SharePoint | 93 dager i papirkurven | Gjelder både første og andre papirkurv samlet |
| Hele OneDrive eller dokumentbibliotek | Kan rulles tilbake inntil 30 dager | Nyttig etter løsepengevirus, hvis det oppdages raskt |
| Slettet bruker | 30 dager | Med e-post og OneDrive |
| Versjonshistorikk for filer | Et antall versjoner, avhengig av innstillinger | Hjelper når en fil er overskrevet |
| Teams-chat | Ingen enkel gjenoppretting for brukere | Kan bevares med oppbevaringspolicyer |
Dette dekker mange hverdagsuhell, og det er bra. Men det har klare grenser.
Når de innebygde funksjonene ikke strekker til
- Det oppdages for sent. En mappe som ble slettet for fire måneder siden, er borte. Det skjer oftere enn man tror, for eksempel når noen leter etter et dokument fra forrige år.
- Løsepengevirus. Krypterte filer på en PC synkroniseres til OneDrive og SharePoint. Det kan rulles tilbake inntil 30 dager, men bare hvis noen oppdager det i tide, og bare for det som ligger der.
- Noen sletter med vilje. En ansatt som slutter i konflikt, eller en angriper med tilgang til en administratorkonto, kan slette data og tømme papirkurvene.
- Feil hos en administrator. En bruker som ble slettet for over 30 dager siden, kan ikke gjenopprettes med e-post og filer.
- Krav til oppbevaring. Regnskapsmateriale skal etter bokføringsloven som hovedregel oppbevares i fem år, og en del av det ligger i e-post. Papirkurver er ikke laget for slike krav.
Viktig
Synkronisering er ikke backup. At filene ligger både på PC-en og i OneDrive, hjelper ikke når de slettes eller krypteres. Endringen skjer begge steder.
Oppbevaringspolicyer er ikke backup
Microsoft 365 har oppbevaringspolicyer som hindrer at data slettes for godt i en bestemt periode. De er nyttige for å oppfylle krav om oppbevaring og for å kunne finne data igjen. Men gjenoppretting fra dem er tungvint, de krever riktig oppsett på forhånd, og de ligger i samme miljø som det de skal beskytte. De er et godt supplement, ikke en erstatning.
Alternativene
| Innebygde funksjoner | Microsoft 365 Backup | Backup fra tredjepart | |
|---|---|---|---|
| Hva det er | Papirkurver, versjoner og gjenoppretting | Microsofts egen backuptjeneste | Egen tjeneste fra en spesialisert leverandør |
| Dekker | E-post og filer, med tidsgrenser | E-post, OneDrive og SharePoint | Som regel også Teams og mer |
| Hvor lenge | Fra 14 til 93 dager | Inntil ett år | Ofte valgfritt, flere år |
| Lagret | I Microsoft 365 | Hos Microsoft, atskilt fra vanlige data | Ofte hos en annen skyleverandør |
| Kostnad | Inkludert | Etter forbruk | Fast pris per bruker |
Microsoft 365 Backup er Microsofts egen løsning. Den tar vare på endringer i e-post, OneDrive og SharePoint hyppig, med gjenopprettingspunkter hvert tiende minutt de siste to ukene og ukentlige punkter inntil ett år tilbake. Den faktureres etter hvor mye som sikkerhetskopieres.
Tredjepartsløsninger fra leverandører som Keepit, Veeam, Acronis og AvePoint lagrer kopien utenfor Microsoft, dekker ofte Teams og andre tjenester, og lar dere velge hvor lenge dataene skal tas vare på. For mange små bedrifter er dette det mest komplette valget.
Hva en god backup bør dekke
- Alle postbokser, også delte postbokser og arkiv.
- OneDrive for alle brukere, inkludert dem som har sluttet.
- SharePoint og filene i Teams.
- Teams-chat, hvis det er viktig for dere.
- Daglig eller hyppigere sikkerhetskopi, automatisk og uten at noen må huske noe.
- Lagring atskilt fra Microsoft 365, slik at et innbrudd i Microsoft 365 ikke også rammer backupen.
- Data lagret i Europa, av hensyn til personvernet.
- MFA på backupløsningen. Den er like verdifull for en angriper som selve dataene.
- Varsling ved feil, så det ikke går måneder før noen oppdager at backupen har stoppet.
Test at det virker
En backup som aldri er testet, er bare et håp. Gjør en enkel test et par ganger i året: hent tilbake en enkelt e-post, en fil og en hel mappe, og noter hvor lang tid det tok. Det avslører feil mens det fortsatt er ufarlig.
Vanlige spørsmål
Tar ikke Microsoft backup av dataene våre?
Microsoft lagrer dataene i flere kopier for å sikre tjenesten, og har papirkurver med tidsbegrensning. Det beskytter mot feil hos Microsoft, men ikke mot sletting, løsepengevirus eller feil dere gjør selv etter at fristene har gått ut.
Hvor lenge kan vi hente tilbake en slettet e-post?
Etter at den er tømt fra Slettede elementer, som standard i 14 dager. Administratoren kan øke det til 30 dager. Etter det er den borte uten egen backup.
Er det ikke nok at filene synkroniseres til PC-en?
Nei. Synkronisering speiler endringer begge veier. Slettes eller krypteres en fil på ett sted, skjer det samme på det andre.
Må vi ta backup av delte postbokser og tidligere ansatte?
Ja. Det er ofte nettopp her de viktigste dataene ligger, og det er her det oftest går galt når en konto slettes.
Hva koster backup av Microsoft 365?
Det avhenger av antall brukere, hvor mye data dere har og hvor lenge det skal tas vare på. Ta kontakt, så får dere et konkret forslag.
Backup er en forsikring dere håper aldri å bruke. Men den dagen dere trenger den, er det for sent å sette den opp.
