Teams, SharePoint eller OneDrive: hvor skal filene ligge?

Hvor skal jeg lagre denne filen? Spørsmålet dukker opp i nesten alle bedrifter som bruker Microsoft 365. Svaret er at Teams, SharePoint og OneDrive henger tett sammen, men har hver sin rolle. Bruker dere dem riktig, finner alle filene, og ingenting forsvinner når noen slutter. Bruker dere dem feil, ender det fort med fem versjoner av samme dokument og filer ingen vet hvem eier.

Den enkle regelen

Hvem eier filen?	Hvor skal den ligge?	Eksempel
Meg	OneDrive	Et utkast du ikke er ferdig med, egne notater
Teamet eller prosjektet	Teams	Tilbud, prosjektfiler, salgsmateriell
Hele bedriften	SharePoint	Personalhåndbok, maler, rutiner, logoer

Regelen tar deg langt. Når et utkast i OneDrive blir noe flere skal jobbe med, flytter du det til Teams.

OneDrive: ditt eget arbeidsområde

OneDrive er din personlige lagringsplass i Microsoft 365, med 1 TB per bruker i bedriftsplanene. Filene synkroniseres til PC-en, er tilgjengelige på mobilen og kan deles med andre ved behov.

Bruk OneDrive til utkast, egne arbeidsfiler og dokumenter du ennå ikke har delt.

Ikke bruk OneDrive til filer som bedriften er avhengig av. OneDrive tilhører brukeren, og når noen slutter, er det tungvint å få tak i filene. Det er også regulert hva arbeidsgiver har lov til, se Når ansatte slutter.

Teams: der teamet samarbeider

Teams samler samtaler, møter og filer for en gruppe mennesker. Et team har kanaler, for eksempel én per prosjekt eller avdeling, og hver kanal har sin egen filmappe.

To ting er viktige å forstå:

• Filer i en kanal lagres i SharePoint. Hvert team har sin egen SharePoint-side i bakgrunnen, og hver kanal er en mappe der. Derfor overlever filene uansett hvem som slutter.
• Filer du deler i en chat, lagres i din OneDrive. Deler du et dokument i en en-til-en-chat eller gruppechat, ligger det hos deg. Felles filer bør derfor deles i en kanal, ikke i chat.

Private kanaler, som bare noen av teamets medlemmer ser, får sin egen SharePoint-side. Det er nyttig for for eksempel ledelse og økonomi.

Les mer om hva Teams kan gjøre for bedriften på siden om Microsoft Teams.

SharePoint: bedriftens felles grunnmur

SharePoint er der alt fellesinnhold bor. Mange bruker SharePoint uten å vite det, gjennom Teams. Men SharePoint kan også brukes direkte:

• Intranett med nyheter, rutiner og kontaktinformasjon.
• Dokumentbibliotek for maler, avtaler og annet som hele bedriften trenger.
• Arkiv for avsluttede prosjekter som ikke lenger trenger et aktivt team.

Bedriften får 1 TB felles SharePoint-lagring, pluss 10 GB for hver lisens.

Sammenligning

	OneDrive	Teams	SharePoint
Formål	Egne filer	Samarbeid i team	Felles innhold for bedriften
Hvem ser filene	Bare deg, til du deler	Medlemmene i teamet	Den som får tilgang
Når noen slutter	Filene må flyttes	Filene blir værende	Filene blir værende
Typisk innhold	Utkast og notater	Prosjekter og tilbud	Håndbok, maler og intranett
Samtaler	Nei	Ja	Nei

Eksempel: en bedrift med 15 ansatte

Slik kan en typisk liten bedrift organisere seg:

• Team: Salg med kanaler for tilbud, kunder og markedsføring.
• Team: Prosjekter med én kanal per pågående prosjekt.
• Team: Ledelse, privat, for styre, budsjett og personal.
• Team: Økonomi, privat, for regnskap og fakturaer.
• SharePoint-intranett med personalhåndbok, rutiner, maler og logoer.
• OneDrive for hver ansatt, til egne utkast.

Tre råd for strukturen:

1. Maks tre nivåer med mapper. Bruk heller flere kanaler enn dype mappestrukturer.
2. Få team med tydelig formål. Et team per avdeling eller fast arbeidsområde, ikke ett per møte.
3. Lik navngiving. Bestem en enkel standard, for eksempel årstall først i prosjektnavn.

Vanlige feil

• Alt i én stor mappe som heter Felles. Ingen finner noe, og alle har tilgang til alt.
• Felles dokumenter delt fra noens OneDrive. Det fungerer helt til den personen slutter.
• Filer sendt som vedlegg i stedet for lenke. Da oppstår flere versjoner av samme fil. Del lenken, så jobber alle i samme dokument.
• Hele SharePoint synkronisert til PC-en. Store synkroniseringer gjør PC-en treg. Bruk Legg til snarvei i Mine filer, eller synkroniser bare mappene du bruker.
• For mange team. Når alle lager sitt eget team, blir det rotete. Bestem hvem som kan opprette nye.

Flytte fra filserver, Dropbox eller Google Drive

Mange bedrifter har filer i en gammel filserver, i Dropbox eller i Google Drive. Microsoft har egne verktøy for å flytte dem til SharePoint og Teams. Det viktigste arbeidet skjer likevel før selve flyttingen: rydd bort det som er utdatert, bestem den nye strukturen, og avklar hvem som skal ha tilgang til hva. Flytter dere rotet over uten å rydde, får dere bare et rot på et nytt sted.

Vanlige spørsmål

Med en tydelig regel og en enkel struktur blir Microsoft 365 et sted der filene er lette å finne, i stedet for et nytt sted å lete.