Microsoft SharePoint i Microsoft 365

Microsoft SharePoint for bedrifter – felles dokumenter og intranett

SharePoint er det som erstatter filserveren. Det er også der det er lettest å gjøre feil: kopierer man mappestrukturen rett over uten å tenke på tilganger, blir det verre enn det var. Vi hjelper dere med å gjøre det riktig første gang.

Få hjelp med SharePoint Se Microsoft 365

Kolleger jobber i felles dokumenter i SharePoint

Hva er det Fordeler Bruksområder Integrasjon Sikkerhet FAQ

Få hjelp med SharePoint

Hva er Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint er tjenesten for felles dokumenter og intranett i Microsoft 365. Der OneDrive er dine personlige filer, er SharePoint bedriftens filer – det som skal overleve at enkeltpersoner slutter.

Hvert team i Microsoft Teams har automatisk et SharePoint-område bak seg. Det betyr at mange bedrifter allerede bruker SharePoint uten å vite det, fordi alle filene som deles i Teams-kanaler ligger der.

I tillegg til dokumentbiblioteker kan SharePoint brukes som intranett med nyheter, rutiner, skjemaer og lenker – en fast startside for de ansatte i stedet for at informasjon spres på e-post.

Hva bedrifter får ut av SharePoint

De største gevinstene handler om tilgang og gjenfinning, ikke om lagringsplass.

Erstatter filserveren

Ingen server som må driftes, sikkerhetskopieres og byttes ut hvert femte år. Tilgang uansett hvor de ansatte er.

Tilgang per område

Styr hvem som ser hva på bibliotek- eller områdenivå, i stedet for en mappestruktur ingen tør røre.

Samtidig redigering

Flere kan jobbe i samme dokument uten å låse det for hverandre.

Versjonshistorikk

Alle endringer lagres. En feilaktig overskriving kan rulles tilbake uten å hente fra sikkerhetskopi.

Søk på tvers

Søk i innholdet i dokumentene, ikke bare i filnavn – også i PDF-er.

Intranett

Nyheter, rutiner og skjemaer på en felles startside, også tilgjengelig i Teams og på mobil.

Slik brukes SharePoint i norske bedrifter

De vanligste områdene vi setter opp når en bedrift flytter fra filserver.

Avdelingsområder for salg, økonomi, drift og HR med hver sine tilganger
Kvalitetssystem med rutiner, sjekklister og HMS-dokumentasjon
Prosjektområder som opprettes ved oppstart og arkiveres ved avslutning
Kundemapper med avtaler, korrespondanse og leveransedokumentasjon
Malbibliotek for Word- og PowerPoint-maler alle skal bruke
Intranett med nyheter, personalhåndbok og lenker til systemene bedriften bruker

Struktur og dokumenthåndtering i en norsk bedrift

Slik henger SharePoint sammen med resten av Microsoft 365

SharePoint er lagringen under mye av det andre. Det er derfor strukturen her får konsekvenser overalt ellers.

Hvert team i Teams har sitt eget SharePoint-område bak kulissene
Personlige utkast hører hjemme i OneDrive, felles dokumenter i SharePoint
Word-, Excel– og PowerPoint-filer får samskriving og versjonshistorikk her
Biblioteker kan synkroniseres til Utforsker med samme klient som OneDrive
Dokumenter deles fra Outlook som lenke i stedet for vedlegg

Se også hovedsiden for Microsoft 365 for bedrifter.

Usikker på hvilken app dere skal bruke til hva? Se oversikten over alle Microsoft 365-appene, med en tabell over hvilken app som løser hvilken oppgave.

Tilgangsstyring og struktur i SharePoint

Tilganger og struktur

Det er her de fleste går i grøfta

Den vanligste feilen er å kopiere hele filserveren rett inn i étt bibliotek. Da følger 15 år med mapper i mapper med, og tilgangene blir umulige å forstå.

Del opp i områder etter hvem som skal ha tilgang, ikke etter gammel mappestruktur
Styr tilgang på område, ikke på enkeltmapper – arvede unntak blir fort uoversiktlige
Rydd før flytting – en migrering er den beste anledningen til å kaste
Ekstern deling med tydelige regler for hva som kan deles ut av bedriften
Oppbevaring av dokumenter som må bevares, og sletting av det som ikke skal ligge for alltid

Hvem har mest nytte av SharePoint?

Alle som i dag har en fellesdisk – og alle som skulle hatt en.

Bedrifter med filserver

Der en fysisk server nærmer seg utskifting, og alternativet er å kjøpe ny maskinvare.

Bedrifter med krav til dokumentasjon

Kvalitetssystem, HMS eller kundekrav som forutsetter at rutiner er oppdaterte og sporbare.

Bedrifter med flere lokasjoner

Der ansatte på ulike steder skal jobbe i de samme dokumentene uten VPN.

Vanlige spørsmål

Spørsmål og svar om Microsoft SharePoint

For de aller fleste små og mellomstore bedrifter: ja. Unntakene er tunge fagsystemer som krever en lokal filsti, og svært store mediefiler. Vi kartlegger dette før flyttingen slik at dere vet hva som eventuelt må bli igjen.

Del opp etter hvem som skal ha tilgang – typisk ett område per avdeling eller større funksjon, og eget område per større prosjekt. Innenfor hvert område holder det med få mappenivåer, fordi søk og visninger gjør jobben dype mappestrukturer gjorde før.

Teknisk ja, men vi anbefaler det ikke. Gamle strukturer inneholder som regel mapper ingen bruker og tilganger ingen husker hvorfor finnes. En migrering er den beste anledningen til å rydde.

Ja, enkeltdokumenter eller hele områder kan deles med kunder og samarbeidspartnere. Vi anbefaler tydelige regler for hva som kan deles ut, og gjennomgang med jevne mellomrom av hvem som fortsatt har tilgang.

Ja. Biblioteker kan synkroniseres til Utforsker eller Finder med samme klient som OneDrive, slik at det ser ut som en vanlig nettverksdisk. Vi anbefaler å synkronisere de bibliotekene folk faktisk bruker daglig, ikke alt.

Teams er flaten du jobber i – chat, møter og samtaler. SharePoint er der filene faktisk ligger. Hvert team har sitt SharePoint-område, så de er to sider av samme sak.

Business-planene inkluderer 1 TB til bedriften pluss 10 GB per lisens. For de fleste små og mellomstore bedrifter er det rikelig, og det kan utvides ved behov.

Kom i gang

Få hjelp med Microsoft SharePoint

Skal dere bort fra filserveren, eller har dere allerede SharePoint uten å ha bestemt hvordan det skal brukes? Vi hjelper med struktur, tilganger og selve flyttingen.

Migrering fra filserver eller NAS
Struktur for områder, biblioteker og tilganger
Opprydding før flytting
Intranett med nyheter og rutiner
Opplæring for ansatte og administratorer