budsjett, analyse og rapportering

Microsoft Excel for bedrifter

I mange små og mellomstore bedrifter er Excel det egentlige styringssystemet. Vi hjelper dere med å flytte regnearkene dit alle kan jobbe i dem samtidig, og med å rydde i de arkene som har vokst seg litt for viktige.

Få hjelp med Excel Se fordelene

Hva er Excel Fordeler Bruk Integrasjon Sikkerhet Spørsmål og svar

Hva er Microsoft Excel?

Microsoft Excel er regnearkprogrammet i Microsoft 365. Det brukes til budsjett, prognoser, timelister, lagerlister, provisjonsberegning og all slags rapportering – alt der tall skal samles, regnes på og presenteres.

For en bedrift er det viktigste skillet hvor filen ligger. Et regneark på en lokal maskin eller på e-post blir fort til fem versjoner ingen stoler på. Det samme regnearket i SharePoint kan flere jobbe i samtidig, med automatisk versjonshistorikk og én felles sannhet.

Excel finnes som skrivebordsprogram, i nettleser og på mobil. Nettversjonen dekker det meste av vanlig bruk, mens skrivebordsversjonen trengs til store datamengder, Power Query, pivottabeller med mange millioner rader og makroer.

Hva Excel gir bedriften når det brukes riktig

De fleste kan Excel godt nok. Det som mangler er som regel felles lagring, en avklaring av hvem som eier hvilket ark, og litt opprydding i arkene som er blitt kritiske.

Budsjett og likviditet

Budsjett, prognoser og likviditetsoversikt som ledelsen faktisk kan oppdatere selv, uten å vente på regnskapsføreren.

Samtidig redigering

Flere kan jobbe i samme arbeidsbok når den ligger i SharePoint eller OneDrive. Slutt på å sende regneark frem og tilbake på e-post.

Pivottabeller

Oppsummer store lister uten å skrive formler. Nyttig til salgstall per kunde, timer per prosjekt eller kostnader per avdeling.

Data fra andre systemer

Power Query henter data fra CSV, database, nettsider eller andre systemer og oppdaterer rapporten når kilden endres.

Diagrammer og nøkkeltall

Visuelle rapporter som kan limes inn i PowerPoint eller Word og oppdateres når tallene endres.

Copilot i Excel

Med en Copilot-lisens kan Copilot foreslå formler, forklare hva et ark gjør og finne mønstre i tallene.

Laptopskjerm som viser samarbeid i et team

Slik brukes Excel i norske bedrifter

Dette er de arkene vi oftest finner igjen hos små og mellomstore bedrifter – og som gjerne fortjener litt struktur rundt seg.

Økonomi: budsjett, prognoser, likviditet og avviksrapport mot regnskap
Salg: pipeline, provisjonsberegning og salgstall per kunde eller selger
Prosjekt: timeforbruk, påløpte kostnader og prosjektregnskap
Drift: lagerlister, innkjøpsoversikt og vedlikeholdsplaner
HR: timelister, ferieoversikt og bemanningsplan
Ledelse: månedlig KPI-rapport samlet fra flere kilder

Slik henger Excel sammen med resten av Microsoft 365

Excel er sjelden alene. Når regnearket kobles til resten av løsningen, slipper dere manuell kopiering og dobbeltarbeid.

Arbeidsbøker lagres i SharePoint for felles bruk, eller OneDrive for eget arbeid
Legges inn som fane i Teams slik at tallene diskuteres der de brukes
Tabeller og diagrammer limes inn i Word og PowerPoint
Svar fra Microsoft Forms havner rett i et regneark
Copilot kan forklare og analysere ark dere allerede har

Se også hovedsiden for Microsoft 365 for bedrifter.

Usikker på hvilken app dere skal bruke til hva? Se oversikten over alle Microsoft 365-appene, med en tabell over hvilken app som løser hvilken oppgave.

Kontroll på tallene

Når regnearket er blitt forretningskritisk

Mange bedrifter har ett eller to regneark som hele driften henger på, uten at noen har tenkt på hva som skjer hvis de forsvinner eller endres feil. Det er verdt en gjennomgang.

Én plassering i stedet for kopier på e-post og minnepinner
Versjonshistorikk slik at en feilaktig endring kan rulles tilbake
Tilgangsstyring – hvem kan lese, og hvem kan endre
Låste ark og celler der bare bestemte felt skal fylles ut
Vurder fagsystem når arket har vokst forbi det Excel egner seg til

Mobil med nettverksanalyse i et serverrom

Hvem har mest nytte av dette?

Excel brukes overalt, men gevinsten av et ryddig oppsett er størst der flere personer er inne i de samme tallene.

Økonomi og ledelse. Budsjett og rapportering som flere skal bidra til, og der det må være tydelig hvilken versjon som gjelder.
Prosjektbedrifter. Timer, kostnader og fremdrift per prosjekt – ofte ført av flere personer i samme ark.
Bedrifter uten fagsystem. De som styrer lager, ordre eller bemanning i Excel og trenger at det er trygt før de eventuelt bytter system.

Spørsmål og svar om Microsoft Excel

Ja, når filen ligger i SharePoint eller OneDrive. Da ser dere hverandres endringer mens dere jobber. Ligger filen på en filserver eller lokalt, blir den låst av den første som åpner den.

Fordi det lager kopier. Med én gang to personer har hver sin versjon, må noen slå dem sammen manuelt, og da oppstår feil. Send en lenke i stedet – mottakeren åpner alltid gjeldende versjon.

Nettversjonen dekker vanlig bruk: formler, tabeller, diagrammer og pivottabeller. Skrivebordsversjonen trengs til Power Query, makroer, svært store datasett og enkelte avanserte funksjoner. Skrivebordsversjonen følger med Business Standard og Premium, ikke Business Basic.

Makroer kjører i skrivebordsversjonen, også når filen er lagret i SharePoint eller OneDrive. De kjører ikke i nettleseren. Har dere mye makrobasert automatikk, ser vi på om det bør beholdes eller erstattes.

Vanlige signaler: flere enn to–tre personer redigerer arket jevnlig, det inneholder personopplysninger, det tar lang tid å åpne, eller ingen tør å endre formlene. Da er det som regel billigere å bytte enn å fortsette.

Ja. Copilot i Excel kan foreslå formler, forklare hva en eksisterende formel gjør og oppsummere et datasett. Den er inkludert i Business Standard med Copilot og Business Premium med Copilot.

De bør ligge i et område med begrenset tilgang, ikke i et åpent fellesbibliotek. Med Business Premium kan filene i tillegg merkes og beskyttes slik at de ikke kan deles ut av bedriften ved et uhell.

Flere Microsoft 365-apper

Word PowerPoint Outlook OneDrive Teams SharePoint OneNote Planner To Do Copilot Alle Microsoft 365-apper

Få mer ut av Microsoft Excel

Har dere regneark som er blitt viktigere enn de var ment å bli? Vi ser gjerne på hvordan de kan flyttes, sikres og gjøres enklere å jobbe i for flere.

Flytting av regneark til SharePoint eller OneDrive
Oppsett for samtidig redigering
Struktur og tilgangsstyring på kritiske ark
Råd om når Excel bør erstattes av et fagsystem
Opplæring i pivottabeller og rapportering