Microsoft To Do i Microsoft 365
Microsoft To Do for bedrifter – én personlig oppgaveliste
To Do er den lille appen som binder sammen resten. Den samler flaggede e-poster fra Outlook og oppgaver du er tildelt i Planner, slik at hver ansatt har én liste å forholde seg til i stedet for fire.
Hva er Microsoft To Do?
Microsoft To Do er oppgavelisten i Microsoft 365. Den er personlig, enkel og laget for å holde orden på din egen dag – ikke for å styre prosjekter.
Det som gjør den nyttig i en bedrift, er at den henter inn fra andre steder. Flagger du en e-post i Outlook, dukker den opp som oppgave i To Do. Blir du tildelt en oppgave i Planner, kommer den også hit. Dermed slipper ansatte å sjekke tre steder for å vite hva de skal gjøre.
Funksjonen «Min dag» lar deg plukke ut hva du faktisk skal rekke i dag, og nullstilles hver morgen. Det er en liten ting, men det er som regel forskjellen mellom en liste som brukes og en som vokser.
Hva bedrifter får ut av To Do
Dette er ikke et system bedriften styrer med. Det er verktøyet som gjør at den enkelte ikke mister ting.
Én samlet liste
Flaggede e-poster, tildelte Planner-oppgaver og egne notater i samme oversikt.
Min dag
Velg hva som faktisk skal gjøres i dag. Resten ligger og venter uten å lage støy.
Fungerer på mobil
Ansatte i felt kan legge inn og huke av oppgaver på telefonen med én gang.
Delte lister
Enkle felles lister – innkjøp, klargjøring, ting som skal ordnes på kontoret.
Påminnelser
Frister og påminnelser som varsler på riktig tidspunkt, også gjentakende.
Ingen ekstra kostnad
Inkludert i alle Microsoft 365 Business-planene, også Business Basic.
Slik brukes To Do i norske bedrifter
Bruksområdene er små, men det er nettopp derfor den fungerer.
- Oppfølging av tilbud ved å flagge e-posten i stedet for å skrive den på en lapp
- Egne oppgaver fra møter, uten at de må legges inn i et prosjektverktøy
- Felles innkjøpsliste for kontoret som flere kan legge til i
- Gjentakende rutiner som skal gjøres hver uke eller måned
- Klargjøring for kundebesøk som en fast liste man kopierer
- Ting som må huskes på farten, lagt inn på mobil og synlig på PC-en etterpå
Slik henger To Do sammen med resten av Microsoft 365
To Do gjør lite alene. Verdien er nettopp at den henter fra andre steder.
- Flaggede e-poster fra Outlook vises automatisk som oppgaver
- Oppgaver du er tildelt i Planner samles i samme liste
- Oppgavevisningen i Teams viser både To Do og Planner samlet
- Punkter merket som oppgaver i OneNote kan føres videre hit
- Fungerer likt på PC, i nettleser og på mobil
Se også hovedsiden for Microsoft 365 for bedrifter.
Usikker på hvilken app dere skal bruke til hva? Se oversikten over alle Microsoft 365-appene, med en tabell over hvilken app som løser hvilken oppgave.
Fallgruver
Derfor blir listene liggende
To Do havner fort i skyggen av innboksen. Flaggede e-poster, gule lapper og hukommelsen konkurrerer om de samme oppgavene, og da vinner innboksen. Det som skiller dem som faktisk bruker To Do, er at de har bestemt hvor en oppgave skal ligge.
- Flagg i Outlook havner automatisk i To Do – bruk det i stedet for å skrive oppgaven på nytt
- «Min dag» tømmes hver morgen, så listen ikke blir en evig etterslepsliste
- Oppgaver andre er avhengige av, hører hjemme i Planner – ikke i To Do
- Del lister bare når to personer samarbeider om noe lite, ellers bruk Planner
- Sett frist og påminnelse, ikke bare tittel – en oppgave uten dato blir aldri prioritert
Hvem har mest nytte av To Do?
De som får mange henvendelser og må følge opp mye selv.
Selgere og rådgivere
Der oppfølging av tilbud og kundehenvendelser avgjør resultatet, og e-posten fort blir en huskeliste.
Ledere
Der mye kommer inn fra flere kanaler og må fordeles eller følges opp personlig.
Ansatte i felt
Der oppgaver dukker opp underveis og må registreres på stedet, ikke når man er tilbake på kontoret.
Vanlige spørsmål
Spørsmål og svar om Microsoft To Do
Kom i gang
Få mer ut av Microsoft To Do
To Do krever ingen innføring, men gir mest når Outlook og Planner er satt opp slik at oppgavene faktisk finner veien dit. Det hjelper vi med.
- Kobling mellom Outlook-flagg og oppgaver
- Sammenheng mellom Planner-tildelinger og personlige lister
- Oppsett på mobil for ansatte i felt
- Enkle delte lister der det passer
- Opplæring i praktisk arbeidsflyt