Slik bytter du IT-leverandør uten driftsstans

Bytte IT-leverandør uten driftsstans i tre steg: kartlegging, overtakelse og oppfølging

Mange bedrifter blir værende hos en IT-leverandør de ikke er fornøyde med. Ikke fordi tjenesten er god, men fordi det virker risikabelt å bytte: Hva om e-posten slutter å virke? Hva om noe forsvinner?

I praksis er et bytte mest et spørsmål om tilganger, avtaler og dokumentasjon. Med riktig rekkefølge merker de ansatte nesten ingenting. Her er hva dere bør sjekke før dere sier opp, hvordan selve byttet foregår, og fellene det er lurt å unngå.

Tegn på at det er på tide å bytte

  • Dere venter lenge på svar, og må forklare alt på nytt hver gang.
  • Ingen tar initiativ. Dere får bare hjelp når noe allerede har gått galt.
  • Dere vet ikke hva dere betaler for, eller hvilke lisenser dere har.
  • Grunnleggende sikkerhet som tofaktor og backup er ikke på plass, selv om dere har en driftsavtale.
  • Leverandøren er den eneste som har tilgang til domenet, Microsoft 365 eller brannmuren.

Kjenner dere igjen to eller flere av disse, er det verdt å se på alternativer.

Før dere sier opp: sjekk dette

Det viktigste er å vite hva dere eier, og hvem som har nøklene. Finn frem avtalen og gå gjennom disse punktene.

Avtalen

  • Oppsigelsestid og binding. Mange driftsavtaler har tre måneders oppsigelse, noen har flere års binding.
  • Utstyr. Er PC-er, brannmur og nettverksutstyr kjøpt eller leid? Leid utstyr må ofte leveres tilbake.
  • Hva som skjer når avtalen opphører. Sjekk særlig backup og overvåking, som ofte stopper samme dag.

Hvem eier hva

  • Domenet. Det skal være registrert på bedriften, ikke på leverandøren. Sjekk hvem som er registrert innehaver, og hvem som styrer DNS.
  • Microsoft 365. Bedriften bør ha minst én egen administratorkonto, ikke bare leverandøren.
  • Lisensene. Er de kjøpt gjennom leverandøren, kan de som regel flyttes til en ny partner uten at e-post, filer eller brukere berøres.
  • Backup og data. Hvor ligger sikkerhetskopiene, og hva skjer med dem når avtalen er slutt?

Ikke si opp før tilgangene er på plass

Har bare den gamle leverandøren administratortilgang til domenet eller Microsoft 365, kan et bytte stoppe opp. Sørg for at bedriften har egen tilgang først, og si opp etterpå.

Slik bytter dere i tre steg

Hos oss foregår et bytte i tre steg. Målet er at de ansatte merker minst mulig.

  1. Kartlegging. Vi går gjennom avtaler, lisenser, tilganger, utstyr og sikkerhet slik det er i dag. Dere får en plan med datoer og en oversikt over hva som må skje før oppsigelsen.
  2. Overtakelse. Vi overtar administratortilganger, flytter lisensene, setter opp backup og overvåking, og dokumenterer alt. Det meste skjer i bakgrunnen, uten at e-post eller filer berøres.
  3. Oppfølging. Dere får én fast kontaktperson. Etter en måned går vi gjennom hvordan det fungerer, og hva som bør forbedres.

Dere trenger ikke ha sagt opp den gamle avtalen før vi starter kartleggingen. Det er ofte lurt å vente til dere vet hva byttet innebærer.

Vanlige feller

  • Bare leverandøren har administratortilgang. Be om en egen administratorkonto i Microsoft 365 og på domenet før dere sier opp.
  • Backupen slettes når avtalen opphører. Sett opp ny backup av Microsoft 365 før den gamle stoppes.
  • Domenet står på leverandøren. Flytt det til bedriften først. Det kan ta litt tid hos registraren.
  • Ingen dokumentasjon. Be om passord, oppsett av brannmur og WiFi, og en liste over utstyr. Har dere ikke det, finner vi det ut i kartleggingen.
  • Telefoni glemmes. Har leverandøren også levert telefoni eller sentralbord, må nummerflytting planlegges for seg.

Hvor lang tid tar det?

Selve overtakelsen tar som regel noen dager. Det som tar tid, er oppsigelsestiden i den gamle avtalen og eventuelle flyttinger av domene eller telefonnummer. Med en plan på plass kan alt som ikke avhenger av oppsigelsen, gjøres mens den løper.

Sjekkliste før dere bytter

  1. Finn avtalen og noter oppsigelsestid og binding.
  2. Lag en liste over utstyr, og hva som er kjøpt og leid.
  3. Sjekk hvem som står som innehaver av domenet.
  4. Sørg for at bedriften har en egen administratorkonto i Microsoft 365.
  5. Finn ut hvordan lisensene er kjøpt, og når de fornyes.
  6. Finn ut hvor backupen ligger, og hva som skjer med den.
  7. Be om dokumentasjon av brannmur, WiFi og passord.
  8. Avklar telefoni og nummer.
  9. Lag en plan med datoer sammen med den nye leverandøren.
  10. Si opp den gamle avtalen når tilgangene er på plass.

Vil du først se hvor bedriften står i dag? Ledersjekken tar få minutter og viser hva som mangler på tilganger, backup og beredskap. Domenesjekken viser om domenet er riktig satt opp for e-post.

Ofte stilte spørsmål

Må vi si opp før vi snakker med en ny leverandør?

Nei. Det er lurt å kartlegge og lage en plan først, og si opp når dere vet hva byttet innebærer og tilgangene er på plass.

Merker de ansatte noe?

Lite. E-post, filer og brukere ligger i Microsoft 365 og flyttes ikke. Det som byttes, er hvem som administrerer og følger opp.

Hva skjer med Microsoft 365-lisensene?

Lisenser som er kjøpt gjennom en leverandør, kan som regel flyttes til en ny partner uten at data berøres. Årsavtaler løper ut perioden de er bundet for.

Kan vi bytte midt i en avtaleperiode?

Det avhenger av avtalen. Vi går gjennom den i kartleggingen og lager en plan som tar hensyn til oppsigelsestid og binding.

Hva om vi ikke har passord eller dokumentasjon?

Det er vanlig. Vi finner det ut i kartleggingen, og sørger for at bedriften har full oversikt når byttet er gjort.

Vurderer dere å bytte? Book 30 minutter, så går vi gjennom situasjonen deres, helt uforpliktende.

Les også