Skal du bytte domene- eller e-postleverandør? Sjekk dette først

Flytting av domene og e-post er en av de få IT-oppgavene der en liten feil merkes av hele bedriften samme ettermiddag. Det er ikke vanskelig, men rekkefølgen betyr alt.

Først: tre ting folk blander sammen

Når noen sier «domeneleverandøren vår», kan de mene tre forskjellige roller. De kan ligge hos samme selskap, eller hos tre ulike.

• Registraren er den dere betaler for selve domenenavnet. For .no-domener er det en forhandler godkjent av Norid.
• DNS-operatøren drifter navneserverne, altså der oppføringene faktisk ligger. Dette kan være noen helt andre enn registraren.
• E-postleverandøren tar imot og lagrer e-posten. Microsoft 365, Google Workspace, eller et webhotell.

Dere kan bytte én av dem uten å røre de to andre. Mye unødvendig nedetid oppstår fordi noen flytter alle tre samtidig uten å vite at det var tre ting.

Kartlegg hva som står på domenet i dag

Dette er steget folk hopper over, og det er det eneste som virkelig avgjør om flyttingen blir udramatisk. Noter ned alt som ligger der nå:

• A og AAAA for nettsiden, og for eventuelle underdomener.
• MX for e-post.
• Alle TXT-oppføringer: DMARC, DKIM-velgere, SPF og eierskapsbekreftelser.
• CNAME-er som peker til eksterne tjenester: booking, nettbutikk, support, nyhetsbrev.
• Eventuell CAA.

Det er CNAME-ene og eierskapsbekreftelsene som oftest blir glemt. De er usynlige i hverdagen, helt til en integrasjon slutter å virke en uke senere og ingen kobler det til flyttingen.

Senk TTL et døgn før

TTL styrer hvor lenge resten av internett husker de gamle svarene. Står den på et døgn, lever den gamle oppføringen i et døgn etter at dere har endret.

Sett TTL ned til for eksempel 300 sekunder dagen før flyttingen. Da blir overgangen kort i stedet for lang. Sett den opp igjen når alt er på plass.

Rekkefølgen ved bytte av e-postleverandør

1. Opprett alle postkasser hos den nye leverandøren først, og verifiser domenet der.
2. Kopier over eksisterende e-post og kalendere. De fleste leverandører har verktøy for dette, og det kan gjøres mens gammel løsning fortsatt er i drift.
3. Senk TTL på MX.
4. Bytt MX. Fra dette øyeblikket kommer ny e-post til den nye løsningen.
5. Oppdater SPF og legg inn DKIM for den nye leverandøren. Fjern den gamle fra SPF når dere er sikre.
6. La den gamle løsningen stå i noen dager. Det kommer alltid etternølere.

Legg flyttingen til en morgen tidlig i uka, ikke fredag ettermiddag. Oppdager dere noe, vil dere ha en hel arbeidsdag foran dere og en leverandør som svarer telefonen.

Ved bytte av registrar

Her flytter dere eierforholdet til selve domenet, ikke innholdet. To ting er verdt å vite: sjekk hvem som står som eier og kontaktperson før dere starter, og sørg for at e-postadressen som er registrert på domenet faktisk er en dere leser. Flere flyttinger stopper opp fordi bekreftelsen går til en adresse som tilhørte en som sluttet i 2019.

For .no-domener håndteres selve overføringen av den nye forhandleren. Spør dem om fremgangsmåten før dere sier opp noe hos den gamle.

Si aldri opp det gamle først

Den vanligste virkelig kostbare feilen: abonnementet hos gammel leverandør sies opp før det nye er bekreftet i drift. Da er postkassene borte, ikke flyttet. Overlapp i en måned koster lite og fjerner hele risikoen.

Når flyttingen er ferdig, bør dere kjøre en domenesjekk for å bekrefte at DMARC, DKIM og SPF fortsatt stemmer. Vil dere ha noen til å gjøre hele flyttingen, ta kontakt.