Hvorfor havner e-posten vår i søppelpost?

Å havne i søppelpost er sjelden tilfeldig, og nesten aldri noe mottakeren har valgt. Det er et filter som har tatt en beslutning på vegne av dem, basert på signaler du kan påvirke.

Her er årsakene i den rekkefølgen de faktisk forekommer, og hva du gjør med hver av dem.

Først: gjelder det én mottaker eller alle?

Dette ene spørsmålet deler problemet i to, og sparer deg for mye feilsøking.

Er det én mottaker eller én bedrift som ikke får e-posten din, ligger problemet som regel hos dem: en regel i Outlook, et overivrig filter, eller at noen hos dem en gang trykket «spørsmerket» på en av dine meldinger. Løsningen er at de legger deg til som trygg avsender.

Er det mange mottakere på tvers av bedrifter, ligger problemet hos deg. Da er det resten av denne artikkelen som gjelder.

Årsak 1: domenet ditt kan ikke dokumentere at det er deg

Dette er den klart vanligste, og den eneste som er helt din å rette opp.

Google og Microsoft har de siste årene strammet kraftig inn på krav til avsendere. Mangler domenet ditt DMARC, DKIM eller SPF, har mottakerens filter ingen måte å skille deg fra noen som utgir seg for å være deg. Da havner du i søppelpost, eller blir avvist helt.

Et typisk tilfelle: bedriften bytter til et nytt nyhetsbrevverktøy, men ingen legger det inn i SPF. Verktøyet sender i ditt navn fra en server domenet ditt aldri har godkjent, og hele utsendelsen går rett i filteret.

Vi har forklart hvordan de tre henger sammen i DMARC, DKIM og SPF forklart på norsk.

Årsak 2: omdømmet til domenet eller IP-adressen

Filtrene fører regnskap over hvordan e-post fra deg blir mottatt. Noen få ting trekker tungt ned:

• Mottakere som markerer deg som søppel. Det veier mye mer enn de fleste tror.
• Adresser som ikke finnes. Sender du til en gammel liste der mange adresser er døde, tolkes det som at du ikke vet hvem du snakker med.
• Plutselige hopp i volum. Går du fra 50 e-poster i uka til 5000 på én dag, ser det ut som en kapret konto.
• En kapret konto i bedriften. Én ansatt som sendte ut tusen svindelmeldinger i forrige uke, ødelegger for alle de andre.

Omdømme bygges opp sakte og rives ned fort. Har du først havnet i uføret, tar det uker med normal, ønsket e-post å komme tilbake.

Årsak 3: selve meldingen

Innholdet teller mindre enn mange tror, men noen mønstre utløser fortsatt filtre:

• En e-post som bare er étt stort bilde, uten tekst.
• Lenker som peker et annet sted enn det som står i teksten.
• Lenkeforkortere. De brukes så mye til svindel at de i seg selv er et varsel.
• Vedlegg av typer som ofte bærer skadevare.
• Emnefelt som lover noe teksten ikke holder.

Et nyttig prinsipp: skriv e-posten slik du ville skrevet den til én person du kjenner. Det meste som trigger filtre, er ting man uansett ikke gjør i en normal melding.

Nyhetsbrev følger strengere regler enn vanlig e-post

Sender du til mange på én gang, bør du være klar over at kravene er høyere. Avmeldingslenken må være synlig og virke med én gang. Lister bør være samtykkebaserte, ikke kjøpte eller skrapet. Og døde adresser bør luftes ut jevnlig, ikke slepes med i årevis.

En liste på 300 engasjerte mottakere gir bedre leveranse enn 3000 der ingen åpner.

Sjekklisten, i riktig rekkefølge

1. Avklar om det gjelder én mottaker eller mange.
2. Sjekk om DMARC, DKIM og SPF er på plass på domenet.
3. Kontroller at alle tjenester som sender i ditt navn står i SPF.
4. Se etter en kapret konto hvis problemet kom plutselig.
5. Rydd i mottakerlisten hvis det gjelder nyhetsbrev.
6. Se på selve meldingen til slutt. Det er sjelden her feilen ligger.

Får du det fortsatt ikke til å stemme, ta kontakt. Leveranseproblemer er ofte raskere å løse sammen med noen som har sett dem før.