møtereferater, rutiner og notater

Microsoft OneNote for bedrifter

OneNote er den appen flest har og færrest bruker. For bedrifter som strever med at møtereferater og rutiner ligger spredt i Word-filer og e-post, er den ofte det enkleste svaret.

Få hjelp med OneNote Se fordelene

Hva er OneNote Fordeler Bruk Integrasjon Sikkerhet Spørsmål og svar

Hva er Microsoft OneNote?

Microsoft OneNote er notatverktøyet i Microsoft 365. Det fungerer som en ringperm: en notatbok inneholder seksjoner, og hver seksjon inneholder sider. Alt lagres automatisk og søkes på tvers.

Forskjellen fra Word er at OneNote er laget for løpende innhold som vokser over tid – møtereferater gjennom et år, rutiner som oppdateres, notater fra kundebesøk. Du trenger ikke bestemme filnavn eller hvor det skal lagres hver gang.

En notatbok kan deles med et team, og flere kan skrive i den samtidig. Den fungerer på PC, i nettleser, på mobil og på nettbrett med penn, noe som gjør den nyttig for ansatte i felt.

Hva bedrifter får ut av OneNote

Den største gevinsten er at ting slutter å forsvinne i e-post.

Delte notatbøker

Ledergruppen, avdelingen eller prosjektet har én felles notatbok i stedet for at hver fører sitt eget referat.

Søk på tvers

Søk i alle notater samtidig, også i tekst inne i bilder og i håndskrift skrevet med penn.

Møtereferater

Referatet skrives underveis der alle ser det, med avtalte punkter merket som oppgaver.

Alltid lagret

Ingen som glemmer å lagre, og ingen versjonskonflikt. Endringer synkroniseres fortløpende.

Fungerer med penn

På nettbrett kan man skrive og tegne – nyttig på byggeplass, i verksted eller ute hos kunde.

Fane i Teams

Notatboken kan legges rett inn i et team slik at den er der folk allerede jobber.

Laptopskjerm som viser samarbeid i et team

Slik brukes OneNote i norske bedrifter

Dette er de bruksområdene der OneNote gir mest, og der alternativet gjerne er en Word-fil ingen finner igjen.

Ledergruppe: løpende møtereferater med avtalte punkter samlet étt sted
Drift: rutinebeskrivelser og feilsøkingsnotater som oppdateres når noe læres
Felt og service: notater og bilder fra kundebesøk, tatt på mobil eller nettbrett
HR: opplæringsmateriell og onboarding-løype for nyansatte
Salg: kundenotater og forberedelser før møter
Prosjekt: løpende logg over beslutninger som er tatt underveis

Slik henger OneNote sammen med resten av Microsoft 365

OneNote passer best som stedet ting begynner – og som så sendes videre dit de hører hjemme.

Notatboken legges som fane i et Teams-team, der samtalene allerede foregår
Møtedetaljer hentes fra kalenderen i Outlook inn i referatet
Avtalte punkter kan merkes som oppgaver og dukker opp i Microsoft To Do
Notatbøker lagres i OneDrive eller SharePoint
Ferdige dokumenter skrives i Word – OneNote er for arbeidet underveis

Se også hovedsiden for Microsoft 365 for bedrifter.

Usikker på hvilken app dere skal bruke til hva? Se oversikten over alle Microsoft 365-appene, med en tabell over hvilken app som løser hvilken oppgave.

Fallgruver

Slik ender notatbøkene som et arkiv ingen bruker

OneNote er lett å ta i bruk og like lett å miste kontrollen på. Uten en avtalt struktur får hver ansatt sin egen notatbok, referatene ligger spredt, og etter et år er det raskere å spørre en kollega enn å søke.

Én notatbok per team i Teams, ikke én per person, for alt andre må finne igjen
Fast mal for møtereferat: dato, deltakere, beslutninger og oppgaver
Oppgaver hører hjemme i Planner eller To Do – ikke som kulepunkter i et referat
Personlige notater kan ligge i den private notatboken, men det må være avtalt hva som er hva
Rydd i seksjoner én gang i året – OneNote rydder ikke opp av seg selv

Hvem har mest nytte av OneNote?

De som har mye kunnskap som i dag bare finnes i hodet til noen få.

Bedrifter med faste møter. Der referatene i dag skrives i Word og sendes på e-post, og ingen finner igjen hva som ble avtalt i mars.
Bedrifter med ansatte i felt. Der notater og bilder tas på stedet og skal være tilgjengelige for kontoret med det samme.
Bedrifter som lærer opp mange. Der samme spørsmål gjentar seg, og svarene bør finnes skrevet ned étt sted.

Spørsmål og svar om Microsoft OneNote

Word når resultatet er et dokument som skal ut av huset – tilbud, avtale, rapport. OneNote når innholdet vokser over tid og er internt – møtereferater, rutiner, notater. Mange bruker OneNote underveis og skriver det ferdige dokumentet i Word.

Ja. Flere kan jobbe i samme notatbok, og endringer synkroniseres fortløpende. Du ser hvem som har skrevet hva.

I OneDrive hvis notatboken er personlig, eller i SharePoint hvis den hører til et team. Notatbøker knyttet til et Teams-team ligger i teamets SharePoint-område, og følger dermed samme tilganger som resten av teamet.

Ja, i skrivebords- og mobilappen. Endringer lagres lokalt og synkroniseres når du er på nett igjen. Nettleserversjonen krever tilkobling.

Ja. OneNote gjenkjenner håndskrift skrevet med penn, og finner også tekst inne i bilder du har limt inn – for eksempel et fotografert skjema.

Nei. Det er inkludert i alle Microsoft 365 Business-planene. I Business Basic er det tilgjengelig i nettleser og på mobil.

Flere Microsoft 365-apper

Word Excel PowerPoint Outlook OneDrive Teams SharePoint Planner To Do Copilot Alle Microsoft 365-apper

Få mer ut av Microsoft OneNote

Har dere møtereferater og rutiner spredt i e-post og Word-filer? Vi setter opp en struktur i OneNote som passer måten dere faktisk jobber på.

Struktur for delte notatbøker
Maler for møtereferat og rutinebeskrivelse
Kobling mot Teams og Outlook
Oppsett for ansatte som jobber på mobil og nettbrett
Opplæring i praktisk bruk