Microsoft OneNote i Microsoft 365
Microsoft OneNote for bedrifter – møtereferater, rutiner og notater
OneNote er den appen flest har og færrest bruker. For bedrifter som strever med at møtereferater og rutiner ligger spredt i Word-filer og e-post, er den ofte det enkleste svaret.
Hva er Microsoft OneNote?
Microsoft OneNote er notatverktøyet i Microsoft 365. Det fungerer som en ringperm: en notatbok inneholder seksjoner, og hver seksjon inneholder sider. Alt lagres automatisk og søkes på tvers.
Forskjellen fra Word er at OneNote er laget for løpende innhold som vokser over tid – møtereferater gjennom et år, rutiner som oppdateres, notater fra kundebesøk. Du trenger ikke bestemme filnavn eller hvor det skal lagres hver gang.
En notatbok kan deles med et team, og flere kan skrive i den samtidig. Den fungerer på PC, i nettleser, på mobil og på nettbrett med penn, noe som gjør den nyttig for ansatte i felt.
Hva bedrifter får ut av OneNote
Den største gevinsten er at ting slutter å forsvinne i e-post.
Delte notatbøker
Ledergruppen, avdelingen eller prosjektet har én felles notatbok i stedet for at hver fører sitt eget referat.
Søk på tvers
Søk i alle notater samtidig, også i tekst inne i bilder og i håndskrift skrevet med penn.
Møtereferater
Referatet skrives underveis der alle ser det, med avtalte punkter merket som oppgaver.
Alltid lagret
Ingen som glemmer å lagre, og ingen versjonskonflikt. Endringer synkroniseres fortløpende.
Fungerer med penn
På nettbrett kan man skrive og tegne – nyttig på byggeplass, i verksted eller ute hos kunde.
Fane i Teams
Notatboken kan legges rett inn i et team slik at den er der folk allerede jobber.
Slik brukes OneNote i norske bedrifter
Dette er de bruksområdene der OneNote gir mest, og der alternativet gjerne er en Word-fil ingen finner igjen.
- Ledergruppe: løpende møtereferater med avtalte punkter samlet étt sted
- Drift: rutinebeskrivelser og feilsøkingsnotater som oppdateres når noe læres
- Felt og service: notater og bilder fra kundebesøk, tatt på mobil eller nettbrett
- HR: opplæringsmateriell og onboarding-løype for nyansatte
- Salg: kundenotater og forberedelser før møter
- Prosjekt: løpende logg over beslutninger som er tatt underveis
Slik henger OneNote sammen med resten av Microsoft 365
OneNote passer best som stedet ting begynner – og som så sendes videre dit de hører hjemme.
- Notatboken legges som fane i et Teams-team, der samtalene allerede foregår
- Møtedetaljer hentes fra kalenderen i Outlook inn i referatet
- Avtalte punkter kan merkes som oppgaver og dukker opp i Microsoft To Do
- Notatbøker lagres i OneDrive eller SharePoint
- Ferdige dokumenter skrives i Word – OneNote er for arbeidet underveis
Se også hovedsiden for Microsoft 365 for bedrifter.
Usikker på hvilken app dere skal bruke til hva? Se oversikten over alle Microsoft 365-appene, med en tabell over hvilken app som løser hvilken oppgave.
Fallgruver
Slik ender notatbøkene som et arkiv ingen bruker
OneNote er lett å ta i bruk og like lett å miste kontrollen på. Uten en avtalt struktur får hver ansatt sin egen notatbok, referatene ligger spredt, og etter et år er det raskere å spørre en kollega enn å søke.
- Én notatbok per team i Teams, ikke én per person, for alt andre må finne igjen
- Fast mal for møtereferat: dato, deltakere, beslutninger og oppgaver
- Oppgaver hører hjemme i Planner eller To Do – ikke som kulepunkter i et referat
- Personlige notater kan ligge i den private notatboken, men det må være avtalt hva som er hva
- Rydd i seksjoner én gang i året – OneNote rydder ikke opp av seg selv
Hvem har mest nytte av OneNote?
De som har mye kunnskap som i dag bare finnes i hodet til noen få.
Bedrifter med faste møter
Der referatene i dag skrives i Word og sendes på e-post, og ingen finner igjen hva som ble avtalt i mars.
Bedrifter med ansatte i felt
Der notater og bilder tas på stedet og skal være tilgjengelige for kontoret med det samme.
Bedrifter som lærer opp mange
Der samme spørsmål gjentar seg, og svarene bør finnes skrevet ned étt sted.
Vanlige spørsmål
Spørsmål og svar om Microsoft OneNote
Kom i gang
Få mer ut av Microsoft OneNote
Har dere møtereferater og rutiner spredt i e-post og Word-filer? Vi setter opp en struktur i OneNote som passer måten dere faktisk jobber på.
- Struktur for delte notatbøker
- Maler for møtereferat og rutinebeskrivelse
- Kobling mot Teams og Outlook
- Oppsett for ansatte som jobber på mobil og nettbrett
- Opplæring i praktisk bruk